Doppelte Einträge vermeiden, wie?

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Lydia Dinske
Lydia Dinske DE Pro Posts: 9 Beginner

Hallo, wir sind ein kleines Team und erhalten oft Aufgaben für Kollegen oder arbeiten gemeinsam an Projekten. Leider kommt es bei uns doch recht häfig vor, dass wir Aufgaben doppelt anlegen. Der eine beim Projekt Finanzen, der andere zum Beispiel bei Personal. Je nachdem wie die Person X dies eben einschätzt.

Die Folgen brauche ich glaube ich nicht zu erläutern.

Bin für jede Hilfe dankbar

Grüße

Lydia

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  • Lydia Dinske
    Lydia Dinske DE Pro Posts: 9 Beginner
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    Kurze Ergänzung: Doppelte oder ähnliche Einträge zusammenfassen, wäre mir auch eine Hilfe. Falls jemand weiß, wie und ob das möglich ist.

    Danke, Lydia

  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,402 Community Leader
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    @JuKuBa

    Ich versuche auch hier, kurz zu helfen 👋😉

    Duplikate lassen sich ganz gut vermeiden, wenn Ihr Euch alle im Team angewöhnt, erst die projektübergreifende Suchfunktion zu nutzen und da den entsprechenden Begriff einzugeben, der für die Aufgabe verwendet wird.

    Wenn noch nicht geschehen, einigt Euch bei der Titelvergabe auf einen Standard, damit die Aufgaben nicht unter verschiedenen Bezeichnungen angelegt werden.

    Innerhalb eines Projekts könnt Ihr über die Tags sehr gut filtern und abchecken, ob die Aufgabe bereits besteht.

    Schöne Grüße, Jörg

    Als Experten-Partner von Meister führe ich in meiner Agentur u. a. Workshops für die Integration der Meister Software durch. Hier in der Community freue ich mich auf den Austausch mit Euch und helfe bei Fragen zu MeisterTask, MeisterNote und MindMeister gerne weiter.

    Weitere Informationen findest Du auf agenturkoper.de und LinkedIn.

  • Kay Barth
    Kay Barth EN Basic Posts: 5 Beginner
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    Hi,

    der Tipp ist leider vollkommen weltfremd 😵. Soll man jedes Mal, wenn man eine neue Karte anlegt, vorher die Suche bemühen, ob es diese schon gibt? Bei der Anzahl an Karten die wir hier anlegen, einfach umöglich und viel zu zeitraubend bzw. nervtötend.

    Ja, Standards für die Benamung sind gut udn wichtig, aber dann muss auch bei einem doppelten Namen der Hinweis kommen, dass dieser schon existiert. Kann jedes Programm und Explorer etc.

    Und wenn man automatisiert aus einem ERP heraus so etwas machen will, geht das sowieso nicht. Es werden dann immer neue Karten angeleg, anstatt die bestehende zu aktualisieren.So müssen wir immer alles manuell anlegen anstatt direkt mit den Infos aus dem ERP zu arbeiten.

    Hier kann ich Lydia nur beipflichten.

    Gruß
    Kay

  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,402 Community Leader
    edited April 2023
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    Moin @Kay Barth,

    "wer wird denn gleich in die Luft gehen?" 😉

    Mein Tipp bezog sich auf die Möglichkeiten, die sich nach meinem Kenntnisstand aktuell in MeisterTask bieten. Also als Lösungsansatz und nicht als DIE Lösung schlechthin.

    Was den Wunsch betrifft, Aufgaben, die via E-Mail erzeugt werden, auf Duplikate zu überprüfen und ggf. zu ergänzen, bin ich ebenfalls voll und ganz bei Euch. Dazu gab es auch bereits Funktionsanfragen und sehr interessante Diskussionen mit dem Meister-Team.

    Da wird es aus meiner Sicht bestimmt auch noch Lösungen geben.

    Allerdings muss ich klar sagen, dass es in MeisterTask kaum Sinn macht, gleichnamige Aufgaben im generellen zu unterbinden. Dann wären wir in der Erstellung neuer Aufgaben sehr schnell an einem Endpunkt angekommen.

    Es gibt durchaus Aufgaben, die sich regelmäßig unter identischen Titeln wiederholen.

    Schöne Grüße, Jörg

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  • Kay Barth
    Kay Barth EN Basic Posts: 5 Beginner
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    Moin Jörg,

    war mir schon klar, aber ich denke, dass mit der Suche war Lydia schon auch klar. Ist aber einfach nervig. Und ob ich doppelte Karten haben will oder nicht, kann man vielleicht über eine Grundeinstellung entsprechend einstellen… Nur so als Idee für die Entwickler… Mir passiert in letzter Zeit allerdings auch recht wenig auf der Seite, kaum neues…

    Gruß
    Kay

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 619 Community Leader
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    Hi zusammen,

    denke am einfachsten könnte das "Problem" hier gelöst werden, in dem bei einer wöchentlichen Besprechungen, Besprechungen von Projekten oder Aufgaben, gleich bestimmt wird, wer die Aufgabe in MeisterTask erstellt. Diese Person kann dann die anderen hizufügen. Dadurch gibt es auch weniger bis keine doppelte Aufgaben.

    Gute Kommunikation innerhalb des Teams = keine doppelt erstellte Aufgaben. 😉

    Grüsse
    Samuel

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Kay Barth
    Kay Barth EN Basic Posts: 5 Beginner
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    @Rooster McNugget Sorry, aber auch das ist am Thema vorbei. Es gibt nun mal Unternehmen, die nicht in einem Raum sitzen, sondern standortübergreifend, aus dem mobilen Office oder von sonstwo arbeiten. Da kann man nicht für jede Karte erst eine Besprechung abhalten. Technik sollte so funktionieren, dass man WENIGER Arbeit hat, nicht mehr…!

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 619 Community Leader
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    Auch hier… war nur eine mögliche Lösung. Ist auch immer schwierig anhand einer kurzen Erklärung eine ganze Firmenstruktur zu erkennen. Und die Idee mit dem "Vorschlag/Anzeige" einer Aufgabe beim erfassen erachte ich auch nicht als gut. Denn wenn ich eine Aufgabe mit "Sales" beginne, werden dann vermutlich die ganzen 50 Aufgaben von vorherigen Projekten angezeigt. Dann müsste mann ja zuerst alle durchsehen um zu schauen, ob schon eine Aufgabe zum gleichen Thema erstellt wurde.

    Evtl. würde es auch helfen, die Projekteliste auf der Linke Seite klar zu beschriften/organisieren damit alle die von verschiedenen Standorten und mobilen Offices im gleichen Projekt arbeiten klar sehen um welches Projekt es sich handelt. Dann wird aus meiner Sicht auch weniger im falschen Projekt die gleiche Aufgabe erstellt.

    Und aus meiner Sicht ist ein guter Austausch auch dann sinnvoll, wenn es verschiedene Standort oder mobile Offices sind. Vorallem dann, wenn verschiedene Personen an unterschiedlichen Standorten am gleichen Projekt arbeiten. Für mich wäre vorallem eine klare Arbeitsrichtlinie/Handhabung der Aufgaben wichtig, da eben weniger direkter Kontakt besteht.

    Es würde mich wirklich interessieren, wie euer MT aussieht. Vorallem eure organisation der Projekte mit den verschiedenen Standorten und mobilen Offices.

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,402 Community Leader
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    Moin @Kay Barth,

    ich denke, es ist jeweils persönliche Ansichtssache und fast alles hängt bei diesem Thema von der Arbeitsweise und der Art des Teamwork ab. Schließe mich auch den meisten Ausführungen von @Rooster McNugget an.

    In meiner Agentur arbeiten wir Hybrid und viele unserer Klienten arbeiten inzwischen ausschliesslich virtuell von den unterschiedlichsten Orten der Welt aus zusammen. Solche Probleme habe ich bisher äusserst selten mitbekommen und zu 99 % lag es an mangelnder Kommunikation und Absprache.

    Schöne Grüße, Jörg

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  • Lydia Dinske
    Lydia Dinske DE Pro Posts: 9 Beginner
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    Hallo an alle und herzlichen Dank für die zahlreichen Tipps.

    Im großen und ganzen muss ich Kay beipflichten. Die genanten Tipps "Suche", "Zuweisung"… nutzen wir bereits oder lassen sich nicht umsetzen.

    idR kommt es zu problemen, wenn andere Teammitglieder Aufgaben durch Telefonate, Email oder weil es ihnen aufgefallen ist, entgegen nehmen und dann dem richtien Mitarbeiter zuweisen möchten. Beispiel: Spielmobilverleih
    Anfrage per Mail kam rein. Sachbearbeiter hat die Aufgabe bereits hinerlegt. In der zwischenzeit ruft der ungeduldige Emailschreiber an, was aber ein Kollege etgegennimmt und im Anschluß dem richtigen Sachbearbeiter eine neue Aufgabe anlegt…

    VG

    Lydia

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 619 Community Leader
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    Hi @JuKuBa

    Danke für das kurze Beispiel. Verstehe das Problem das ihr habt etwas besser.

    Ich sehe die "Lösung" grundsätzlich in der Organisation eures Angebots = Projekt auf der linken Seite in MeisterTask. Wie gesagt, ich weiss nicht wie ihr euch organisiert habt. Vielleicht kannst du hier einen Screenshot einfügen.

    Anhand deiner Beschreibung würde ich es so lösen (ausser ihr habt das schon gemacht):

    Linke Seite (Projekte):

    Projekt = Angebot
    Beispiel: Spielzeugverleih, Spielzeugverkauf, Inkasso, Reparaturen/Schäden, etc.

    Dann unter den einzelnen Projekten (z.B. Spiezeugverleih) einzelne Spalten erstellen wie z.B. Anfrage, Vertrag, Ausgabe, Rückgabe, Rechnung, o.ä.

    Dort ist jede Aufgabe die erstellt wird = Kunde. Die Aufgabe muss dann nur noch z.B. von links nach rechts verschoben werden, je nach Status.
    Wichtig ist hier, dass die Kundenkartei (Aufgabe) von allen Mitarbietern gleich Betitelt wird, z.B.: Vorname/Nachname. So kann bei jedem Anruf bei dem es um Spielzeugverleih geht, im Projekt Spielzeugverleih mit der Suchfunktion der Name des Kunden gesucht werden. Ist der Kunde vorhanden, werden die Anliegen dort hinzugefügt. Wird der Kunde nicht gefunden, wird eine neue Kundenkartei angelegt (neue Aufgabe erstellt). Das gleiche Vorgehen gilt dann beim E-Mail-Eingang.

    Denke da grundsätzlich immer klar ist worum es beim Anruf/E-Mail geht (ob Spielzeugverleih oder Spielzeugkauf) ist es auch für die Mitarbeiter einfach, das richtige Projekt auszuwählen, dort den Namen des Kunden zu suchen und falls nicht vorhanden eine neue Aufgabe zu erstellen.

    Wenn sich jeder MA an die vorgegeben "Bearbeitungs-Richtlinie" hält, solltet ihr meiner Meinung nach keine (oder fast keine) doppelten "Aufgaben" mehr haben.

    Beste Grüsse,
    Samuel

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,402 Community Leader
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    Hallo @JuKuBa,

    nur eine kleine Anregung von meiner Seite. Wenn Ihr ein statisches Projekt als Kundenkartei anlegt, in dem Ihr die Spalten mit alphabetischen Zuordnungen verseht und Aufgaben als Kundenkarten anlegt, könnt Ihr den entsprechenden Kunden durch die Funktion Aufgabenabhängigkeiten andere Aufgaben (Aufträge) aus egal welchen Projekten zuordnen.

    So können alle aus Eurem Team in die Kundenkarte gehen und schauen, welche Aufträge dem Kunden bereits zugeordnet wurden. Der Blick in die Kundenkartei ist normalerweise das Erste, was in allen Branchen vor einer Erstellung oder Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen üblich ist.

    Ist in der Kundenkarte bereits eine identische Aufgabe als Abhängigkeit hinterlegt, wird das von allen gesehen. Ist nichts vorhanden, kann eine neue Aufgabe in dem jeweils infrage kommenden Projekt / Spalte erstellt und aus dem Workflow heraus dem Kunden "zugeordnet" werden.

    Wenn Ihr bei Euren Kunden ein großes Aufkommen an Aufträgen habt und zig Aufgabenabhängigkeiten in einer Kundenkarte vermeiden wollt, lässt sich meine Anregung mit etwas Kreativität selbstverständlich beliebig abwandeln 😉

    Ich weiss, das verhindert nach wie vor nicht, dass E-Mails, die in eine Spalte gesendet werden, Duplikate erzeugen, aber zumindest habt Ihr dann schon mal eine bessere Übersicht, wenn es um die manuelle Bearbeitung von Kundenanfragen und Aufträgen geht.

    Schöne Grüße, Jörg

    Als Experten-Partner von Meister führe ich in meiner Agentur u. a. Workshops für die Integration der Meister Software durch. Hier in der Community freue ich mich auf den Austausch mit Euch und helfe bei Fragen zu MeisterTask, MeisterNote und MindMeister gerne weiter.

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  • Admin BSF.company
    Admin BSF.company International Partner, MT Tester, EN Business Posts: 487 Community Leader
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    Hallo, entschuldigen Sie bitte zunächst alle Rechtschreibfehler in meinem Schreiben. Ich habe eine automatische Übersetzungssoftware verwendet, um diese Nachricht in Ihrer Muttersprache zu schreiben.

    Ich habe alle Nachrichten gelesen, und die Wurzel des Problems hier scheint die Tatsache zu sein, dass Sie das Konzept „Projekte“ in MeisterTask möglicherweise so verwenden, dass versucht wird, das Konzept „Kunden“ in einem CRM neu zusammenzusetzen oder HelpDesk-System.

    Wir müssen klarstellen, dass MeisterTask zwar eine leistungsstarke Lösung mit der Fähigkeit ist, viele Funktionen eines CRM- oder HelpDesk-Systems zu replizieren. Meister task ist jedoch weder ein CRM- noch ein HelpDesk-System.

    MeisterTask ist ein auf der Kanban-Methode basierendes Aufgabenmanagementsystem.

    Einer der Vorteile der Implementierung einer Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) oder einer HelpDesk-Lösung ist genau die Konsolidierung aller kundenbezogenen Ereignisse in einem Dashboard.

    Das Fehlen einer automatischen Konsolidierung und Zuordnung von Kundenereignissen (Probleme, E-Mails, Anrufe, Tickets, Rechnungen usw.) führt zu den Arten von Problemen, die @JuKuBa in der folgenden Antwort beschreibt:

    In diesem Beispiel wurde im Grunde dieselbe Aufgabe dreimal auf drei verschiedene Arten erstellt, und ich verstehe, wie frustrierend das sein kann.

    Ich stimme meinem Kollegen Samuel @Rooster McNugget in seiner Idee zu, klare Verfahren, gute Teamkommunikation und angemessene Richtlinien für die Bearbeitung von Aufgaben innerhalb des Systems zu haben, um den täglichen Betrieb zu unterstützen.

    Außerdem zeigt die letzte Antwort von @Joerg Koper ein großartiges Beispiel dafür, wie Kundenzuordnungen für mehrere Ereignisse (Aufgaben), die normalerweise in einem CRM- oder Service Desk-System zu sehen sind, mithilfe der Funktion namens Aufgabenabhängigkeiten in MeisterTask repliziert werden.

    Wenn ich an deiner Stelle wäre, @JuKuBa, würde ich eine der drei folgenden Optionen wählen, um die von dir beschriebenen Probleme zu lösen:

    Option 1: Implementieren Sie die von Joerg vorgeschlagene Lösung, um Aufgabenabhängigkeiten zu verwenden, um alle Aufgaben zu konsolidieren, die denselben Kunden betreffen, indem Sie die Funktion „Aufgabenabhängigkeiten“ verwenden.

    Option 2: Erstellen Sie in MeisterTask ein Projektboard für jeden Kunden. Auf diese Weise ist es nur wichtig, zum Board des Kunden zu gelangen und zu sehen, ob es eine offene Aufgabe gibt, bevor Sie eine neue erstellen.

    Option 3: Implementieren Sie ein CRM oder HelpDesk mit Self-Service-Funktionen, mit denen Kunden:

    • Holen Sie sich alle Informationen, die sie benötigen (Wissensdatenbank)
    • Erstellen Sie Support-Tickets, wenn sie Hilfe benötigen
    • Lassen Sie sich vom System automatisch und ohne menschliches Versagen an die richtige Führungskraft weiterleiten

    In den folgenden Zeilen beschreibe ich eine Kombination aus Option 2 und 3, die ich tatsächlich mit meinem Team für unsere Agentur umgesetzt habe. Unser Tagesgeschäft läuft wie folgt ab:

    Unser HelpDesk-System: Wird verwendet, um eingehende Anfragen zu zentralisieren und die offizielle Kommunikation zwischen unserer Agentur und unseren Kunden zu verwalten

    • Unsere Kunden haben nur eine E-Mail, um Support anzufordern. Es spielt keine Rolle, was sie gekauft haben, in welchem Land sie sich befinden oder wer für ihr Konto verantwortlich ist. Sie adressieren alles nur an eine allgemeine E-Mail-Adresse.
    • Diese E-Mail-Adresse ist mit einer HelpDesk-Lösung verbunden, die über eine Datenbank aller unserer Kunden verfügt, sodass alle Anfragen automatisch dem Kundenkonto und der Organisation zugeordnet werden.
    • Die Verantwortlichen des Kundenkontos werden automatisch über das neue Problem benachrichtigt, sodass keine Duplikate entstehen
    • Wenn der Kunde telefonisch anruft, kommt ein beliebiges Teammitglied zu diesem Helpdesk-System und erstellt ein Ticket, das dem Kunden und seiner Organisation zugeordnet ist. Alle werden benachrichtigt.
    • Auf diese Weise sind alle auf der gleichen Seite, gleich nachdem der erste Anruf, die erste E-Mail oder das Problem protokolliert wurde.

    Unser Projektmanagementsystem: Wird verwendet, um interne Teamkommunikation, Aufgabenzuweisungen und Zeiterfassung für jede Aktivität zu verwalten

    • Jeder Kunde erhält direkt nach der Erstellung seines Kontos ein Projektboard in MeisterTask, wobei dieselbe Projektvorlage mit allen vorkonfigurierten eingebetteten Automatisierungen verwendet wird.
    • Kunden interagieren nicht direkt mit unseren Projektboards. Projekttafeln sind nur für den internen Gebrauch bestimmt. Meistens wissen Kunden nicht einmal, dass es diese MeisterTask-Projektboards gibt.
    • Projekttafeln werden innerhalb des Teams verwendet, um zu wissen, was zu tun ist, wann es abgeschlossen werden muss, wer dafür verantwortlich ist und wie lange es bis zur Fertigstellung gedauert hat.
    • Die Slack-Automatisierung benachrichtigt Vorgesetzte, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, zur Überprüfung und bei Bedarf für Feedback.

    Diese Art der systematischen Geschäftsabwicklung ermöglicht es jeder kleinen Organisation, zehnmal mehr Arbeitslast zu übernehmen, als sie normalerweise bewältigen könnte.

    Das ist unser Geheimnis, verrate es niemandem 😉

    Grüßen.
    Andres

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