Ordner oder Dateien (z.B. Excel) verlinken

Marlene Heinen

Wir arbeiten viel mit semi-lokalen Dateien (z.B. Excel) in unserem Netzwerk. Wenn wir mit Microsoft Produkten arbeiten, haben wir i.d.R. die Möglichkeit Links zu hinterlegen z.B. zu Excel Tabellen. Diese ändern sich kontinuierlich und ständig in MeisterTask neu hochzuladen wäre unpraktisch und fehleranfällig.

Gibt es hierfür Möglichkeiten oder Hacks?

Unsere unschöne Methode ist es bisher, im Aufgabentext den Link zu schreiben. Dann kann man den Explorer öffnen und den Link reinkopieren.

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

Oje, schade, dass die Work-Arounds nicht funktioniert haben @Marlene Heinen ! Klingt als könntest du über deinen Explorer direkt auf die Originaldatei am PC zugreifen - leider ist das aber kein Web-Link.

Ich hab gerade mit den Entwickler:innen von Meister gesprochen: Leider werden offiziell nur http-links unterstützt, das bedeutet nur offizielle Links im Web.

Eine andere Idee hätte ich noch:
Liegen diese Dateien vielleicht irgendwo im Web? z.B. auf Sharepoint, Microsoft Teams, OneDrive, Google Drive,…? Wenn ja, dann kann man meist über deren offizielle Weboberfläche einen Teilen-Link zum jeweiligen Dokument erstellen.

Joerg Koper

https://community.meister.co/discussion/comment/7098#Comment_7098

Hi Marlene,

ich kann nur bestätigen, was Cornelia schreibt. Links, die auf über das interne Windows-Netzwerk geteilte Ordner verweisen, können über die cloudbasierte Meister-Software nicht geteilt (aufgerufen) werden. Speicherorte, die über das firmeneigene Intranet geteilt werden, bereiten ebenfalls ziemliche Probleme.

Die Lösung in Bezug auf cloudbasierte Datenspeicher ist auch aus meiner Sicht die beste 👍️

Wenn es um zu schützende Dateien geht, handhaben wir es bei uns in der Agentur so, dass wir den betreffenden Ordner verschlüsseln und somit für Dritte unlesbar machen.

Wenn euer Unternehmen bzw. Admin-Team definitiv keine externen Cloud-Speicher mag, wäre eine eigene Cloud-Instanz auf dem eigenen Web-Server eine Option. Darauf könnte dann global und exklusiv nur von euch (und eben auch via MeisterTask etc.) zugegriffen werden.

Schöne Grüße, Jörg

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

Hallo @Marlene Heinen,

verstehe ich das richtig, dass ihr nach einer Möglichkeit sucht, einen Link (z.b. zu einer Excel Tabelle) in einer Aufgabe hochzuladen?

Da seh in 2 Möglichkeiten:

1) Die erste Methode kennst du bereits, man kann den Link einfach in den Aufgabentext kopieren. Allerdings kann man das auch auf eine "schöne" Art und Weise machen. Hier wird die Methode genauer beschrieben. Kurz zusammengefasst kann man in das Aufgabenfeld einfach schreiben "[Hier](https://support.meistertask.com/hc/de) der Link" —> und es wird dann jedoch so angezeigt "Hier der Link".

2) Man kann den Link zur Excel Tabelle auch einfach als Anhang hochladen. Also nicht die gesamte Excel-Datei, sondern nur der Link.

Das Gute an dieser Methode ist, dass man dann den angehängten Link überall mittels einer Abkürzung hinweisen kann. Mehr Infos dazu hier.

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass beide Möglichkeiten im Arbeitsalltag super praktisch sind.

Welche Methode wäre aus deiner Sicht praktischer für deinen Anwendungsfall?

Marlene Heinen

@Cornelia Patscheider vielen Dank für deine schnelle Antwort. Ich hatte endlich etwas Zeit zum ausführlichen Testen.

Mein Problem ist, dass diese Links, keine klassischen Internet links sind. Also kein www.abcdef.de oder so, sondern eher S:\Ordner-Name\ABC\def\123.xlsx oder direkt der Ordner oder

\\ServerName\Ordner\Ordner\Datei.xlsx.

Methode 2 war mir schon bekannt und da hatte ich mir schon die Zähne ausgebissen. Er weigert sich, und sagt ungültige URL. Egal in welcher Kombination.

Methode 1 hatte ich bisher noch nicht ausprobiert:

Da komme ich etwas weiter. Habe aber neue Probleme:

Variante 1: Verlinkung auf "S:" statt Servername

Ohne "\\" am Anfang findet er kein Programm zum Öffnen

[Welches Programm](H:\Testdatei.docx) Fragt er mich nach dem Programm

Mit "\\" öffnet er den Internetexplorer ansteller des Explorers (schon mal ein großer Fortschritt). Kann aber weder Datei noch Ordner finden. Außerdem gibt es wohl zusätzlich ein Problem beim Verlinken und Umlauten und Leerzeichen (ja die gibt es hier leider …..)

Wenn ich z.B. H:\Testdatei.docx in die Browserzeile selber hineinkopiere funktioniert alles, aber als Link findet er nix.

[Datei nicht zu finden](\\H:\Testdatei.docx) wird im Browser zu "http://h/Testdatei.docx"

Variante 2: mit Servername

Ob mit "\\" oder ohne "\\" er öffnet direkt den Explorer, findet aber keine Datei.

Wenn ich nun die Links selber in den Browser hineinkopiere, klappt es auch nur mit "\\"

[So sehen die Links aus](\\Servername\home3$\Nutzer\Testdatei.docx) wird im Browser wieder zu "http://Servername/home3$/Nutzer/Testdatei.docx"

Ich hoffe, ich habe meine Probleme verständlich erklärt und es liegt nicht nur am Browser 🤔
Methode 2 klappt ja leider gar nicht.

Marlene Heinen

@Cornelia Patscheider vielen Dank für deine schnelle Rückmeldung und sogar das Nachforschen.

@Joerg Koper Vielen Dank für deine Idee mit der Cloud Instanz.

Schade, dass es keine Lösung gibt.

Da wir die große Server-Struktur haben, sind wir nicht auf weitere Services angewiesen und nutzen diese nicht. Ich glaube auch nicht, dass ich hier die IT stark genug beeinflussen kann, um eine Cloud Instanz zu bekommen. Meister wird hier auch nicht mit allen Funktionen freigegeben.

Macht es Sinn ein Change-Anfrage zuerstellen, oder arbeiten inzwischen alle mit Cloud-Lösungen? Ich habe schon immer nur mit Internen Servern gearbeitet.

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

@Marlene Heinen , schwer zu sagen, ich denke, dass der Trend definitiv in Richtung Cloud geht und es eine große Bewegung in diese Richtung gibt.

Es gibt allerdings Branchen, die größeren Sicherheitsvorschriften unterliegen (zb. der Bankensektor). Da würde ein Umstieg in die Cloud sicher unter anderen Voraussetzungen stattfinden. Und da ist dann auch noch der öffentliche Sektor. Dieser ist historisch gesehen selten bei den Ersten dabei, die neue Technologien ausprobieren und umsetzten ;)

Was mir noch eingefallen ist: Du könntest auch einfach ein Benutzerdefiniertes Feld verwenden. Das ist zwar ähnlich wie die Methode den Link in die Aufgabenbeschreibung zu schreiben, aber es bietet den Mehrwert, dass die Aufgabe etwas aufgeräumter aussieht und der Link leichter zugänglich ist.

Hier ein Beispiel:

Verwendest du momentan schon benutzerdefinierte Felder?

Marlene Heinen

@Cornelia Patscheider Das Feld ist eine schöne Idee, vielen Dank für den Tipp. Ja ich verwende schon ein Feld für Drag-and-Drop zum Semester auswählen. Das ist auch in unserer Vorlage integriert, damit ich es nicht ständig neu erstellen muss.

Ein bisschen zur Verteidigung: Beim öffentlichen Sektor geht es ja auch häufig um Datensicherheit. 😉