Boardübergreifend arbeiten

Nicolas Stey

Hi,

wir haben uns ein Board Tickets erstellt, in dem wir übergreifend arbeiten. Außerdem haben wir projektweise Boards für größere Projekte und jeder Mitarbeiter zusätzlich noch sein sein eigenes Board für alltägliche Aufgaben. Es wäre toll, wenn man sich z. B. Aufgaben aus dem Ticketsboard schnappen könnte, um Sie in das persönliche Board zu "spiegeln". Ich nenne es mal eine Art Aufgaben-Alias zu erstellen, so dass die Aufgabe in allen Boards den gleichen Inhalt, Fortschritt etc. zeigt, was super für Projektmnager wäre, die den Verlauf einer Aufgabe verfolgen.

Ist das irgendwie möglich? Die Option "ist ein Duplikat" bietet nur die Möglichkeit eine Art Querverlinkung, oder?

Gruß Nico

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

Hi @Nicolas Stey ,

hast du schon die Agenda ausprobiert? In der Agenda könntest du dir alle Aufgaben anheften/schnappen, die du persönlich auf einen Blick sehen möchtest. Mehr Infos dazu findest du hier.

Laura Frühauf

@Nicolas Stey Hallo Nicolas,
ich möchte mich deinem Kommentar anschließen, denn genau das fehlt uns auch!
Hast Du hierfür inzwischen eine gute Lösung gefunden?

Wir nutzen Meistertask aktuell so:
Ein Projekt ist gleich ein Kunde
Eine Aufgabe entspricht einem Kundenprojekt

Das Problem:
Ich manage die Projekte aus dem Back Office heraus für die Mitarbeiter, die "draußen unterwegs" sind.

Die Agenda hilft da leider kein Stück (auch wenn ich sie für das organisieren meiner eigenen Aufgabe liebe), da ich diese ja nicht für die Außendienstmitarbeiter erstellen und pflegen kann.

So langsam bin ich am verzweifeln und habe mich auch schon nach anderen PJM-Tools umgesehen, weil ich einfach nicht weiß, wie ich das abbilden soll.

Die Idee, die ich hatte, war - wie ihr es gemacht habt - ein eigenes Board für die Mitarbeiter zu erstellen. Dann würden Sie sehen: Oh morgen fliege ich nach Spanien, da warten die drei Kunden auf mich usw., aber wenn sie dann vor Ort die Historie des Kunden einsehen müssen, fehlt Ihnen wiederum das aktuellste Projekt in der Kundenansicht (da das ja dann im persönlichen Board des Mitarbeiters rum lümmelt und nicht mehr im Kunden"ordner"), da es ja keine Möglichkeit gibt eine Aufgabe mehreren Projekten zuzuweisen oder diese zu spiegeln.

Ich wäre dir sehr dankbar, wenn Du mir - falls Du irgendeine gute Lösung gefunden hast - diese mitteilen könntest. LG Laura

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

Hallo @Laura Frühauf , das klingt ja spannend. Die Idee für die eigenen Mitarbeiter:innen klingt ja im Grunde gut. Kannst du mir helfen folgendes genauer zu verstehen:

"aber wenn sie dann vor Ort die Historie des Kunden einsehen müssen, fehlt Ihnen wiederum das aktuellste Projekt in der Kundenansicht (da das ja dann im persönlichen Board des Mitarbeiters rum lümmelt und nicht mehr im Kunden"ordner")" —> kannst du das Setup näher erklären? Verstehe ich das richtig, dass es zwei Ansichten gibt:

• Ein Board ist ein Kunde, und innerhalb des Boards gibts mehrere Aufgaben, die die Kundenprojekte für den einen Kunden abbilden
• Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Board, wo jede Aufgabe ein Kundenprojekt abbildet

Wäre es nicht einfach möglich, dass man innerhalb der Aufgabe, die das Kundenprojekt darstellt, eine Unteraufgabe erstellt und diese dann in das Board des Mitarbeiters verschiebt? Damit hat man in der Überaufgabe den guten Überblick, welche Unteraufgaben anstehen, und trotzdem hat der Mitarbeiter seine Aufgabe in seinem eigenen Board. Von der Unteraufgabe kann er auch leicht zurück zur Überaufgabe wechseln und so die Historie ansehen.

Laura Frühauf

Hallo @Cornelia Patscheider

Du hast es fast genau richtig wiedergegeben: Ein Projekt/Board ist ein Kunde. Die einzelnen Aufgaben im Projekt, sind die einzelnen Kundenprojekte.
(Kundenprojekte können bei uns über einen Zeitraum von einer Woche bis hin zu mehreren Monaten dauern. Mit den meisten Kunden arbeiten wir immer wieder zusammen. Daher benötigen wir diese Übersicht, um "historisch" nachvollziehen zu können, was in der Vergangenheit mit dem Kunden lief.)

Bisher hatte kein Mitarbeiter ein eigenes Board. Das war jetzt nur mal so eine Idee von mir.

Wir sind ein kleiner Betrieb. Für uns kommt aktuell leider weder ein Zugang für jeden einzelnen Mitarbeiter geschweige denn die Business Version in Frage. Es ist das erste Mal, dass ich das Team überhaupt für ein PJM-Tool dieser Art begeistern konnte.

Was ich jetzt gestern gemacht habe, ist ein Übersichts-Projekt. Dort sammeln wir jetzt erst einmal alle neuen Projekte von allen Bereichen/Kunden und verschieben sie dann erst zum dem jeweiligen Kunde, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

So finden wir alle aktuellen Projekte an einem Ort und bekommen einen Überblick darüber, was aktuell gerade alles läuft.
Nachteil, ist - wie im ersten Beitrag schon geschrieben -, dass das aktuelle Kundenprojekt dann eben nicht beim jeweiligen Kunden zugeordnet ist.

Wir haben zudem nicht nur Kundenprojekte, sondern auch den ganzen Admin-Kram der im Hintergrund läuft. Es könnte also passieren, dass diese Gesamt-Übersicht schnell unübersichtlich wird. Aber eine bessere Lösung ist mir noch nicht eingefallen.
Hast Du noch irgendwelche Tipps für mich? Wie machen das andere Projektmanager, die ebenfalls projektübergreifende Abhängigkeiten, Aufgaben und Fortschritte im Blick haben müssen?

Cornelia Patscheider_is_Out-of-office

Hi Laura,

das Übersichts-Projekt klingt in dem Fall nach einer guten Idee.

MeisterTask ist ziemlich flexibel, daher gibt von anderen Projektmanager:innen viele verschiedene Arten und Weisen, wie sie die Dinge im Blick behalten.

Zwecks Abhängigkeiten bin ich persönlich ein Fan, die Beziehungen in der Aufgabe selbst anzugeben. Dann kann man nämlich sehr leicht zu einer anderen Aufgabe navigieren.

Den Fortschritt kann man auch auf verschiedene Arten und Weisen abbilden. Die meisten Boards sind bei uns Kanban Boards, daher kann ich mir einem Blick sehen in welcher Phase die Aufgabe ist. Bzw. sind Checklisten auch ein guter Indikator, da man schnell sieht, wie viele To-Dos noch offen sind.

Mein letzter Tipp ist die Agenda: Ich liebe die Agenda, da ich da Aufgaben dran heften kann, die vielleicht in Boards sind, in denen ich normalerweise nicht reinsehe. So hab ich das Gefühl, dass ich keine Aufgabe "verliere".

Vielleicht gibt es ja noch andere Personen hier in der Community, die ebenfalls ihre liebste Vorgangsweise erzählen möchten? Ich bin gespannt.

Laura Frühauf

Hallo @Cornelia Patscheider
Danke für deine Antwort. Ich würde mich auch freuen, wenn vielleicht noch andere Community-Mitglieder teilen, wie sie Meistertask nutzen. Gerade dann, wenn sie projektübergreifend verschiedene Projekte im Blick haben müssen.