Neue Mitarbeiterin kann nicht in allen Projekten per @ erwähnt werden

Rouven Klaus
Rouven Klaus DE Business Posts: 8 Beginner
in Frag die Community

Hallo liebe Meistertask-Community,

wir haben seit einigen Tagen eine neue Mitarbeiterin in unserem Unternehmen, und sie ist bereits Teil unseres Meistertask-Teams. Allerdings haben wir festgestellt, dass wir sie nicht in allen Projekten mit der @-Erwähnung taggen können – in einigen Projekten funktioniert es problemlos, in anderen hingegen nicht.

Gibt es diesbezüglich bestimmte Einstellungen, die wir überprüfen sollten?
Oder kennt jemand eine Lösung für dieses Problem?

Vielen Dank im Voraus und beste Grüße

Answers

  • Rouven Klaus
    Rouven Klaus DE Business Posts: 8 Beginner

    Es scheint, als könne ich sie nur dann per @-Erwähnung markieren, wenn ich selbst Inhaltsmanager des jeweiligen Projekts bin. Dieses Verhalten tritt nur bei dem neu hinzugefügten Teammitglied auf – obwohl sie, wie alle anderen, mit denselben Rechten im Team ausgestattet wurde.

    Wie kann ich in diesem Fall am besten vorgehen, um sicherzustellen, dass sie in allen Projekten vollständig eingebunden und erwähnt werden kann?

  • Cornelia Patscheider
    Cornelia Patscheider Admin, Moderator, MeisterLobster, EN Business Posts: 1,351 Community Admin

    Hallo @Rouven Klaus ,

    ist die Person, den allen Projekten beigetreten? In anderen Worten: scheint die neue Person in der rechten Seitenleiste in den jeweiligen Projekten auf?

    Man kann nur Personen mit der @-Erwähnung markieren, die auch dem Projekt beigetreten sind und daher ein Projektmitglied sind. Vielleicht müsst ihr sie einfach noch ins Projekt einladen, bevor ihr sie taggen könnt.

    Um sicherzustellen, dass sie in allen Projekten vollständig eingebunden ist: Kontrolliere in der rechten Seitenleiste in jedem Projekt, ob sie als Projektmitglied aufscheint. Wenn sie nicht aufscheint, dann müsst ihr sie einfach noch zum Projekt einladen. Ich hoffe, das hilft dir weiter.

  • Rouven Klaus
    Rouven Klaus DE Business Posts: 8 Beginner

    @Cornelia Patscheider Vielen Dank für die schnelle Antwort!!

    Du hast natürlich recht – die betreffende Person war noch nicht allen Projekten beigetreten. Allerdings ist es nach unserem Verständnis möglich, Personen auch dann in Aufgaben zu erwähnen (zu taggen), wenn sie noch nicht Teil des Projekts sind – vorausgesetzt, man ist selbst Inhaltsmanager des Projekts.

    Gerade bei der Vielzahl an Projekten, mit denen wir arbeiten, kommt es regelmäßig vor, dass Teammitglieder an Projekten beteiligt sind, die sie nicht selbst erstellt haben und somit nicht Inhaltsmanager des Projektes sind. In solchen Fällen müsste man die andere Person erst darüber informieren, um welches Projekt es geht, damit sie es suchen, beitreten und erst dann in der Aufgabe erwähnt werden kann. Das führt zu unnötigem Mehraufwand und Verzögerungen.

    Gibt es hier eventuell eine Möglichkeit, das Handling zu vereinfachen?

  • Cornelia Patscheider
    Cornelia Patscheider Admin, Moderator, MeisterLobster, EN Business Posts: 1,351 Community Admin

    Hallo @Rouven Klaus ,

    also, wie du schon angesprochen hast, gibt es da gravierende Unterschiede für 1) einerseits Personen, die Inhaltsmanager sind und 2) andererseits Person, die nicht Inhaltsmanager sind.

    ad 1) Personen die Inhaltsmanager sind haben folgende Möglichkeit:

    • Wenn man eine Person mit dem @-Zeichen erwähnt in einem Kommentar in einer Aufgabe, dann kann man schnell sehen ob sie im Projekt ist oder nicht. Neben ihrem Namen steht "Nicht im Projekt".
    • Falls man sie trotzdem erwähnt, kann man sie leicht hinzufügen.
    erwaehnen.gif


    ad 2) Personen, die nicht Inhaltsmanager sind haben nur folgende Möglichkeiten:

    • Wenn man eine Person mit dem @-Zeichen erwähnen möchte, dann bekommt man nur jene Personen angezeigt, die bereits im Projekt sind. Wenn sie nicht im Projekt, sind kann man sie auch nicht auswählen.
    • Daher ist es für Personen, die nicht Inhaltsmanager sind, auch nicht möglich andere Personen mit dem @-Zeichen zu erwähnen, die nicht im Projekt sind.
    • Was kann die Person tun?
      • Option 1: Wenn das Projekt ein "Team"-Projekt ist, dann kann man den betroffenen Personen den Link zum Projekt schicken, damit diese dem Projekt selbständig beitritt.
      • Option 2: Man kann den Inhaltsmanager bitten, sich selbst zum Inhaltsmanager hochzustufen.
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    ad deiner Frage "Gibt es hier eventuell eine Möglichkeit, das Handling zu vereinfachen?" Ich würde empfehlen, dass

    • wann auch immer möglich Projekte eher Team-Projekte sein sollten, damit Personen selbständig beitreten können. Dies würde einiges erleichtern.
    • Projekte im Idealfall mehrere Inhaltsmanager haben sollten. Inhaltsmanager sind die einzigen Personen, die in Projekte (mit dem Projekttyp "Privates Projekt) verwalten können und bestimmen können wer Zugang bekommt.
    • Inhaltsmanager:innen regelmäßig ihre Projekte verwalten und Personen, die Zugriff haben sollten auch wirklich in Projekt einladen. (z.B. beim Onboarding/ Eintritt ins Unternehmen/ Start des Projekts)

    Grundsätzlich empfehle ich Folgendes: Wenn du den Eindruck hast, dass alle Personen in euren Projekten die Möglichkeit haben sollten, beliebige andere Personen zu taggen – auch wenn diese nicht direkt am Projekt beteiligt sind – dann wäre es sinnvoll standardmäßig die Rolle der Inhaltsmanager:in zuzuweisen. Wenn jemand diese Funktion benötigt, ist es nur konsequent, ihm oder ihr auch die entsprechende Rolle zu geben, um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

    Ich hoffe, die Erklärung oben hilft dir weiter.

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