Checklisten

Jens Tschischka

Gibt es eine Möglichkeit, neue Checklisten auch in ältere Projekte mit zu hinterlegen?

Wie eine Zentrale wo man alle Vorlagen und Checklisten ablegen könnte.

Joerg Koper

Hi @Jens Tschischka 👋🙂

Wie genau meinst Du das? Generell kannst Du vordefinierte Checklisten auch in ältere Projekte einbinden. Wenn Du z. B. so eine vordefinierte Checkliste in eine "Dummy-Aufgabe" einfügst und diese dann in das ältere Projekt verschiebst, kannst Du die Checkliste dort ganz leicht als Vorlage speichern.

Danach kannst Du wiederum in dem alten Projekt eine Automation erstellen, mit der entweder in einer bestimmten Spalte alle Aufgaben diese Checkliste erhalten…oder Du erstellst eine neue Spalte, in der nur diese Automation läuft und ziehst die gewünschten Aufgaben da rein, was dann ebenfalls für das Einfügen der gewünschten Checkliste sorgt.

Ich hoffe, ich konnte Dir damit ein bissel weiter helfen 😉

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg, Da stelle ich mich wiedermal blöd an. Ich habe für jede Kunden ein Projekt. Habe jetzt pö a pö angefangen über 200 Projekte angelegt. Nach und nach kommen neue Ideen, Checklisten und Tags. Diese in die Projekte reinzubekommen ist mir nicht gelungen! Jetzt habe ich alle gelöscht und mir so ein Dummy angelegt und es funktioniert nicht. Weder bei Checklisten noch bei den Tags. Ich kann mir nicht erklären was da so falsch läuft.

Trotzdem vielen Dank.

Schöne Grüße, Jens

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hallo Jens,

das liest sich nach einem Vorgehen, das viele MeisterTask Anfänger wählen. Bei der Anzahl an Projekten empfehle ich Dir, in meinen Beitrag zum Einstieg ins Projektmanagement mit MeisterTask zu schauen. Vielleicht hilft Dir das ein wenig weiter. Die wichtigste Frage ist, ob Du wirklich für jeden Kunden ein gesondertes Projekt anlegen musst 😉

Wenn ich z. B. ein Handwerker wäre, würde ich nicht für jeden Kunden ein Projekt anlegen, sondern ein generelles Projekt-Board, auf dem meine Kundenaufträge dann in Form der klassischen "Aufgabe" (Auftrag) angelegt werden.

Wenn Du eine individuelle 1:1 Unterstützung benötigst, um Deine Projektstruktur professionell aufzubauen, kann ich Dir alternativ ein Web-Meeting mit mir anbieten. Das ist dann allerdings mit Kosten verbunden.

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg,

…da muss ich bestimmt ein andres Programm mir suchen. Ich kann nachvollziehen was Du meinst.

Meine Idee war: Projekt ist Kunde und die Spalten sind die Verträge. Das hat gut funktioniert. Nur kommt man damit bei eventuellen Erweiterungen nicht weiter! Eigentlich Schade. Das Konzept hat Super funktioniert.

Trotzdem vielen Dank.

Schöne Grüße, Jens

Joerg Koper

Hi @Jens Tschischka,

ich kann die Sichtweise schon gut verstehen. Nur ist das zu 99 % eine Einbahnstrasse. Nicht jeder Kunde muss als Projekt angelegt werden. Und die Verträge musst du nicht zwingend als Spalten anlegen. Für eine ideale Übersicht bietet sich definitiv am besten ein Hauptboard an. Für die Klienten selbst kannst du ein Klientenboard anlegen und mit den jeweiligen Aufgaben (Kundenakten) verknüpfen. MeisterTask bietet dir alles, was du brauchst.

In einer Aufgabe lassen sich auch die Verträge (sogar das Dokument selbst zur Ansicht), kundenspezifische Informationen, individuelle Felder (ab Business Version) und noch einiges mehr unterbringen.

Ein anderes Programm für einen Workflow zu nutzen, der aus meiner Sicht eher zu weiterem Chaos mit weiteren hundert Projekten führt, kann nur schwer die ideale Lösung sein 😉

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg,

…da gebe ich dir 100% recht. Ich möchte ja nicht wechseln, aber was ist ein Hauptboard und was ist ein Klientenboard? Wo finde ich das ein Beispiel?

Liebe Grüße, Jens

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hi Jens,

du kannst zwei Projekt-Boards anlegen.

• Das erste Projekt ist dein Kunden-Board, wo du alle Kunden anlegst. Spalten z. B. alphabetisch sortiert und dort dann die Kunden in Form von Aufgaben (Klientenkarten) anlegen.
  
• Das zweite Projekt ist dein Arbeits-Board, wo alle Aufträge drin ablaufen. Erstellst du z. B. einen neuen Kundenvertrag und der gehört zu einem deiner Bestandskunden, nutzt du die Funktion Aufgabenabhängigkeiten und verbindest die zwei miteinander. So kannst du jederzeit schnell zwischen Kunden und ihren Verträgen hin und her springen.
  
• Du verfährst dann mit jedem neuen Vertrag deiner Kunden auf diese Weise und stellst eine Aufgabenabhängigkeit her. Das spart dir das Anlegen von zig Projekten und du hast eine schöne Übersicht 😉

Ich habe für den Einstieg ins professionelle Projektmanagement mit MeisterTask einen entsprechenden Beitrag geschrieben, der dir vielleicht auch nochmal etwas helfen könnte.

Viel Spaß beim Ausprobieren 👍️

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg,

…was würde ich für fehler machen wenn ich die guten Infos von dir nicht hätte. Das ganze funtioniert nur in der Business Version. Das kann man doch kurzfristig aufrüsten? Oder?

Danke.

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Na klar, du kannst jederzeit auf Business upgraden. Ich bin mir gerade nicht sicher, ob du beim Upgraden noch etwas sparen kannst, aber teste einfach mal, ob du meinen Partner-Code KOPER verwenden kannst. Wenn es klappt, erhältst du noch ein paar Prozente beim Kauf 😉

Mit der Business-Version von MeisterTask hast du auch Zugriff auf die Rollen und Berechtigungen, was dir noch einmal zusätzliche Optionen bei der Arbeit mit deinen Kunden und Teams ermöglicht.

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Guten Morgen Jörg, Nochmals vielen Dank. Bin in der Plannung wie du es vorgeschlagen hast👍🏻. Gibt es die Möglichkeit den Geburtstag eines Kunden sich anzeigen zu lassen? Ich habe bei der KD Karte (Aufgabe) den Fälligkeitstermin (Geburtstag) eingetragen und dann gibt es zwar bei der Automatisierung einige Möglichkeiten, die machen aber das nicht. Kannst Du mir da helfen?

Danke, und ein schönen Gruß.

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hi Jens, hast du das Upgrade auf Business gemacht? Dann kannst du Geburtstage auch über benutzerdefinierte Felder einpflegen. Die Fälligkeit ist darüber allerdings nicht steuerbar.

Du kannst, wenn du großen Wert auf Geburtstagserinnerungen in MeisterTask legst, auch gesonderte Aufgaben als wiederkehrend erstellen. Dann hättest du quasi eine Sammlung von wiederkehrenden Aufgaben, die z. B. an den jeweiligen Terminen in der Spalte Geburtstage mit dem Titel "Geburtstag XY" auftauchen. Daraus lässt sich noch einiges mehr machen.

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg,

..Super👍🏻. Ich habe in der Agenta die Spalte Geburtstage, ist es möglich die Geburtstage nur für den heutigen Tag anzeigen zu lassen? Ich finde da keinen Filter.

Danke. Schöne Grüße, Jens

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hallo Jens,

die Agenda ist dafür nicht die optimale Lösung. In den Projekten selbst gibt es für so etwas den Aufgabenfilter. Schau dir das gerne einmal an. Eine Spalte namens Geburtstage würde ja im Projekt selbst wenig Platz einnehmen und kann bei Bedarf mit einem Doppelklick eingeklappt werden 👍️
___

PS: wenn du bei einer Hilfestellung Danke sagen möchtest, nutze gerne die Leiste unter dem Text (die mit dem Like-Button etc.). Darüber freuen sich alle in der Community 😉

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg, ich habe alles so gemacht wie Beschrieben, eine Spalte mit Geburtstage angelegt. Dann eine Vorlage angelegt. (konnte ich den Titel nicht bearbeiten)Also wieder gelöscht.

Später habe ich einen Kunden über wiederkehrenden Aufgaben angelegt. Diese wird Angezeigt in der Spalte Geburtstage (Unterhalb von den Zahnrad) Ich glaube das ist auch nicht richtig.

Ich muss mal sehen was ich nicht richtig mache.

Das mit der Spalte und den Einklappen ist ja Super. (Da hast du recht, würde ich auch so machen)

Danke für die Unterstützung.

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hi Jens, so wäre das Vorgehen:

In der Spalte Geburtstage eine Automation hinzufügen und anstatt im Titel, in der Beschreibung den Kundennamen und Geburtstag vermerken

Wenn du die Vorlage erstellt hast, kannst du die Wiederholung bearbeiten

Danach hast du eine erstellte Vorlage in der Spalte Geburtstag, die dann immer zum gewählten Zeitpunkt in der Spalte Geburtstag auftaucht

Probier es gerne noch einmal so aus. Sollte eigentlich klappen 👍️

Schöne Grüße, Jörg

Jens Tschischka

Hallo Jörg,

…ich bin zu blöd! Ich weiß nicht was ich nicht richtig mache. Siehe Bild. Augabe erstellen steht da nur. Ich dachte man kann eine Vorlage nehmen. Snst hätte ich für alle Geburtstage eine Automation stehen. 🤷‍♂️

Joerg Koper

@Jens Tschischka

Hi Jens,

Schritt 1: Auf die drei Punkte klicken, Automationen anklicken und dann auf das "+ Automation hinzufügen" klicken.

Schritt 2:

Schritt 3:

Schritt 4: Titel vergeben funktioniert jetzt wieder

Schritt 5: Angaben machen und auf "Fertig" klicken

Das Bild bei Schritt 1 zeigt, dass ich bereits eine wiederkehrende Aufgabe erstellt habe, die dann quasi als Geburtstag immer am 29. Januar erstellt wird. Das sollte eigentlich klappen.

Schöne Grüße, Jörg