Wie man in MeisterTask am besten mit Projekten startet

Joerg Koper

Hallo 👋🙂 

Ich bekomme oft die Frage gestellt, wie man in MeisterTask am besten mit dem Anlegen von Projekten anfängt. Die meisten Anfänger legen viele Projekte für Themen an, die eigentlich eher Aufgaben wären. Dadurch verliert man schnell die Übersicht in der linken Seitenleiste.

Mein Tipp für Dich:

Denke am besten zuerst an das Projekt selbst...Wenn Du z. B. einen Kunden mit vielen Aufträgen / Projekten für dich hast, legst Du in MeisterTask ein kundenbezogenes Projekt an, erstellst entsprechende Spalten und legst dann für jeden neuen kundenbezogenen Auftrag einzelne Aufgaben (Tasks) an.

In der Aufgabe fügst Du alle Informationen zum Projekt ein, erstellst Checklisten, fügst Tags zur besseren Übersicht und Filtermöglichkeit ein, fügst Dateien wie Verträge, Fotos oder was auch immer zum Projekt gehört ein. Du kannst auch mit Automatisierungen, der Zeiterfassung und, und, und arbeiten 😉

Die einzelnen Aufgaben / Tasks (oder nennen wir es Kundenkarten) durchlaufen den Kanban-Arbeitsprozess, bis sie abgeschlossen sind. Das Projekt-Board kann wie folgt aussehen ("Blog Update" könnte dann der Name Deines Kunden sein):

Dies ist nur ein Beispiel für die vielen weiteren Möglichkeiten in MeisterTask. Wenn du Fragen hast, kannst du dich gerne an die freundlichen Mitglieder der Community wenden. Jeder hier ist gerne bereit zu helfen oder es zumindest zu versuchen 👍️

Update Oktober 2023:

Inzwischen stehen uns in MeisterTask auch die sog. Subtasks, also Unteraufgaben zur Verfügung. Dieses neue Feature macht es uns noch einfacher, Projekte umfangreich und logisch strukturiert zu gestalten. Wenn du z. B. eine Aufgabe als Kundenakte erstellst, kannst du mit den Unteraufgaben alle zum Kunden gehörenden Aufträge als Unteraufgaben erstellen.

So einfach kann kundenbezogenes Auftragsmanagement sein 😉

Schöne Grüße, Jörg

Andrew Lapidus

Toller Einblick, Jörg, danke fürs Teilen! Ich kann deine Einsicht in Bezug auf Projekte vs. Aufgaben nur unterstreichen - ich glaube auch, dass es ein häufiger Anfängerfehler ist, zu viele Projekte und nicht genug Aufgaben zu erstellen, vor allem, wenn der Nutzer mit dem Kanban-System nicht vertraut ist und eher an einfache To-Do-Listen gewöhnt ist.

Way cool! 😀

Joerg Koper

@Andrew Lapidus

Guten Morgen Andrew,

die häufigsten Startschwierigkeiten entstehen am Anfang durch den verwirrenden Gedanken, wie jetzt was mit welchen Schritten angefangen werden soll. Im Eifer des Gefechts werden dann schnell Themen gesammelt und als Projekte angelegt...und dann entsteht das Chaos auf der linken Seitenleiste, weil all die Projekte irgendwie sortiert und in Zusammenhang gebracht werden müssen.

Eines der häufigsten Probleme ist in diesem Fall auch die Team-Arbeit. Denn, auch wenn z. B. der Teamleiter seine Projekte schön in Projektgruppen einsortiert hat und alles "aufgeräumt" wirkt, sieht der Rest des Teams die jeweils eigene linke Seitenleiste mit lauter Teamprojekten überfüllt und muss nun ebenfalls Projektgruppen erstellen etc. Das ist ein großer Zeitfresser und wenig produktiv.

Einige meiner Klienten merken hier auch an, dass es schön wäre, wenn der Teamleiter die eigene Struktur der angelegten Projektgruppen auf das gesamte Team übertragen könnte. Vielleicht wäre für das Entwicklerteam ja tatsächlich mal eine optionale Funktion vorstellbar? 😋

Schöne Grüße, Jörg