Fälligkeitsdatum vs. geplant-Datum, auch "geplant Datum" in Berichte filtern+im Dashboard sortieren

Michael Heil

Wunsch: Ich wünsche mir, dass bei den Berichten auch die Möglichkeit zur Verfügung steht, dass man eine Spalte für das Plan-Datum anzeigen kann bzw. man im Dashboard unter "Meine Aufgaben" auch nach "Geplant-Datum" sortieren kann.

Problem: In der Regel hat eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum. Um die Aufgabe aber bis zum Fälligkeitsdatum SPÄTESTENS erledigt zu haben (teilweise dauert die Erledigung durchaus auch mal länger als ein Tag), möchte ich die Aufgabe evtl. 1, 2 oder 3 Tage vorher schon bearbeiten. Ich plane also die Ausführung vorher, logisch, um auch zum Fälligkeitstermin fertig zu sein.

Derzeit habe ich nur die Möglichkeit nach Fälligkeitsdatum zu filtern oder die Aufgabe im Dashboard oder in den Berichten nach Fälligkeitsdatum anzuzeigen. Das Problem dabei ist, dass die Aufgabe dann zu spät begonnen wird zu bearbeiten.

Wenn ich aber Aufgaben plane und ggfls. auch jetzt mit der Zeitleiste (demnächst vielleicht auch projektübergreifend 😉) arbeite, möchte ich die Möglichkeit haben mir die Aufgaben im Bericht oder im Dashboard eben auch an dem geplanten Tag anzeigen zu lassen, damit ich eben auch daran denke an dem Tag die Aufgabe zu beginnen.

Andrew Lapidus

Danke für das tolle und ausführliche Feedback @Michael Heil, und herzlich willkommen in unserer Community! 👋

Deine Kritik und Dein Anwendungsfall machen für mich sehr viel Sinn - wenn Aufgaben für ganz bestimmte Tage geplant sind, ist es auch logisch, dass diese auf dem Dashboard oder der Agenda gut sichtbar sein sollten.

Ich denke, diese Idee könnte auch im Rahmen der geplanten Aktualisierung der Zeitleiste aufgegriffen werden. In MeisterTask werden "geplante" Aufgaben immer auf der Zeitleiste angezeigt, daher scheint es logisch, dass eine "projektübergreifende Zeitleiste" auch die von Dir vorgeschlagene Lösung beinhalten könnte.

Ich werde Dich hier und im Thread "Projektübergreifende Zeitleiste" über die Änderungen auf dem Laufenden halten. 

Beste Grüße,

Andrew

Michael Heil

@Andrew Lapidus hey, sorry, gerade erst deine Antwort gesehen ;-). Finde ich super, dass Du meinen Wunsch auf eure Agenda schreibst.

Ich möchte dazu noch etwas zusätzliches dazu beitragen und würde mir wünschen, das könnte irgendwie auch bei Neuentwicklungen berücksichtigt werden. Evtl. schreibe ich das ja auch nochmal als gesonderten Post rein. Nur eins noch vorab. Ich vermute ja, dass eure englischsprechende Community größer ist? Deswegen bin ich gerade am zweifeln, ob es nicht Sinn macht, die Wünsche in englischer Sprache zu posten, damit dadurch vielleicht aus der Community mehr Feedback kommt. Was meinst Du dazu? Oder wird der Text automatisch ins Englische übersetzt?

So, jetzt zu meinem Wunsch und meiner Anregung:

Um ein richtiges "Scheduling" meiner Aufgaben zu realisieren, fehlen meines Erachtens folgende Angaben in einer Aufgabenkarte, die ich derzeit über die erweiterten Datenfelder erfasse.

Schau mal, so sieht das bei mir aus (die Felder sind auch beschrieben):

Wir haben ein Projekt mit dem Fraunhofer Institut, wo wir über eine Schnittstelle die Aufgaben aus MeisterTask an einen "intelligenten Scheduler" übergeben, der die Aufgaben nach den Angaben und der Priorität automatisch scheduled. Das ist auch der Hauptgrund, warum ich den Wunsch bzgl. Fälligkeits- und Plandatum geäußert habe. "automatisch scheduled" bedeutet, dass die Aufgaben entsprechend der Kapazität meiner verfügbaren Stunden am Tag und in der priorisierten Reihenfolge automatisch eingeplant werden. Das automatische Plandatum wird vom "Intelligenten Scheduler" wieder in die MT-Aufgabenkarte eingetragen. Das bedeutet, dass ich nicht mehr selbst immer wieder meine Aufgaben neu einplanen muss, sondern das wird automatisch vom Scheduler übernommen.

Das musst du dir vorstellen wie ein Navigationssystem im Auto, wo du nur dein Ziel eingibst und das System führt dich automatisch ans Ziel. So funktioniert auch das "intelligente Scheduling" (sobald das mit dem Plandatum auch realisiert wird macht es auch Sinn in MT), denn alle Aufgaben werden übergeben in den intelligenten Scheduler und eingeplant entsprechend der jeweiligen personellen Kapazität. Ist das verständlich was ich geschrieben habe?

Ich würde mich natürlich sehr freuen, wenn wir hierzu einmal in den Austausch kommen könnten, um das System mit euch gemeinsam weiterzuentwickeln 😁😉

Andrew Lapidus

@Michael Heil - Vielen Dank, dass du so ein interessantes Fallbeispiel mit uns teilst! Die Idee eines “intelligenten Scheduler” klingt für mich sehr interessant - ich persönlich halte die Entscheidung, wann und in welcher Reihenfolge ich meine Aufgaben erledige, für eine der wichtigsten (und am meisten unterschätzten) Entscheidungen für effektives und produktives Arbeiten! Ich wäre neugierig, mehr über das Projekt zu erfahren - gibt es irgendwelche öffentlich zugänglichen Informationen darüber? Und noch eine kurze Frage: Ändert die Schnittstelle das Fälligkeitsdatum der Aufgaben oder das “geplante Datum” in der Zeitleiste?

Zu deiner Frage, ob du auf Deutsch oder Englisch posten sollst - unsere MeisterTask Nutzer sind ungefähr zur Hälfte in Deutsch und zur Hälfte in Englisch/ International aufgeteilt. Wir wollten sicherstellen, dass wir unsere Kunden in beiden Sprachen bedienen können, und haben deshalb beide Kategorien eingerichtet. Du kannst also gerne in der Sprache posten, die du bevorzugst!

Michael Heil

@Andrew Lapidus Hallo Andrew, es freut mich natürlich, dass ich dein Interesse wecken konnte :-)

Der Scheduler trägt das geplant-Datum ein. Genau deswegen halte ich es ja für erforderlich, dass das "geplant-Datum" auch in den Berichten sowie im Dashboard berücksichtigt wird, was es derzeit nicht tut. Die Berichte und das Dashboard berücksichtigt nur das Fälligkeitsdatum, und da ist es für die meisten Aufgaben schon zu spät, um mit der Bearbeitung der Aufgabe zu beginnen. Du verstehst was ich damit meine... Ich möchte ja nicht erst am Fälligkeitstag mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnen, sondern vielleicht schon 2-3 Tage vorher.

Das ist übrigens auch genau der Punkt, warum ich diesen Vorschlag gemacht habe ;-) Der Scheduler wurde mitunter in einem von uns initiierten Forschungsprojekt (weiter)entwickelt und ist schon über die API an MeisterTask angebunden und funx. Leider aber macht es noch keinen Sinn, weil die Geplant-Daten nirgends in MeisterTask ausgewertet werden 😥. Aber vielleicht schaffen wir es ja mit deiner Hilfe dem Ganzen jetzt Leben einzuhauchen 😁

Denn, genau wie du geschrieben hast, ist die Planung und Priorisierung von Aufgaben eine wichtige (wenn nicht sogar die wichtigste) und auch zeitraubende Herausforderung. Warum muss man das händisch tun, wenn es ein Algorhytmus für einen vorplanen kann? 😋 und genau das kann der intelligente Scheduler.

Du musst es dir vorstellen wie ein Navigationssystem im Auto, wo du das Ziel einträgst und das System leitet dich an Staus vorbei hin ins Ziel und gibt dir von vornherein auch die Zeit an.

Der Scheduler funktioniert ähnlich. Du gibst deine Kapazität ein (an welchen Tagen hast du wieviel Stunden Zeit um dich um Aufgabenerledigungen zu kümmern, und der Scheduler plant die Aufgaben nach Priorität ein. Wenn du jetzt auch noch eine Zeiterfassung machst und die Aufgaben abhakst die du erledigt hast, rescheduled der Scheduler und begleitet dich sozusagen die ganze Zeit.

Sobald du deine MT-Aufgabe erstellt hast, eine Prio und eine (geplante) Aufwandszeit eingegeben hast, evtl. auch die Frist bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, kann der Scheduler deine Aufgabe einplanen. Evtl. stellt er fest dass du überlastet bist und würde eine niedriger priorisierte Aufgabe nach hinten verschieben, damit du die höherpriorisierte Aufgabe innerhalb der Frist erledigt bekommst. Im Prinzip würde der Scheduler dich als intelligentes Assistenzsystem bei der optimierten Planung deiner Aufgaben unterstützen und deine freien Kapazitäten dabei berücksichtigen. Das Ganze funktioniert natürlich auch für mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen. Man würde dadurch das lästige, händische planen und frustrierende verschieben von Aufgaben einsparen und könnte sich auf das Abarbeiten der Aufgaben konzentrieren.

Vom Forschungsprojekt gibt es eine Webseite: https://conweardi.info/ Ich habe gerade festgestellt, dass durch einen Webseitenwechsel das Video dort nicht eingebettet ist 😮, was ich korrigieren lassen muss. Ich gebe dir aber einen Link zu meinem Vimeokanal und zum Video: https://vimeo.com/user116062781/conweardi ab Minute 3:02 ist ein kurzer Ausschnitt über den Scheduler. Du kannst Dir aber gerne das ganze Video anschauen, um zu sehen was wir sonst noch so alles tun 🤘👍️ und du lernst mich dann auch kennen, weil ich das Video präsentiere 😃.

Ich würde mich sehr freuen, wenn wir in Bezug auf den Scheduler zu einer Zusammenarbeit kämen.

Frank Steffens (Heinrichs & Co. KG)

das wäre sehr hilfreich, grundsätzlich sollten mehr Spalten für Berichte verfügbar sein.