🚀 MeisterTask-Update: Subtasks sind da!

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Andrew Lapidus
Andrew Lapidus Admin, MeisterLobster, EN Business Posts: 1,007 Community Admin
edited November 2023 in News & Updates

Hallo zusammen! Heute wird eine lang erwartete Funktion für alle MeisterTask Benutzer:innen mit einem Business-Abo eingeführt: Unteraufgaben!

Mit Unteraufgaben kannst Du größere Aufgaben in kleinere, überschaubare Teile zerlegen und so mehr Klarheit und Kontrolle über Deine Projekte gewinnen.

User: "Screenshot 2023-10-16 at 09.17.33.png"

💡 Details zu Unteraufgaben

  • Unteraufgaben stehen allen Personen mit einem Business-Abo verfügbar.
  • Unteraufgaben haben alle Funktionen normaler Aufgaben – einschließlich unabhängiger Aufgabeninhaber, Fälligkeitsdaten, Tags usw.
  • Unteraufgaben können in jedes Projekt verschoben werden, unabhängig davon, wo sich die übergeordnete Aufgabe befindet.
  • In der Filter-Seitenleiste können Projekt-Administrator:innen zwischen dem Ein- und Ausblenden von Unteraufgaben auf dem Projekt-Board umschalten.
  • Projekt-Administrator:innen können Unteraufgaben über das Menü Projekteinstellungen aktivieren/deaktivieren.
  • Weitere Informationen findest Du in unserem Help-Center.

🧭 Was kommt als Nächstes?

Geplante neue Funktionen für MeisterTask und MeisterNote:

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Wie immer freuen wir uns über jede Rückmeldung — Teile deine Meinung in den Kommentaren unten!


Beste Grüße,

Andrew

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  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,386 Community Leader
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    https://community.meister.co/discussion/2210/meistertask-update-subtasks-sind-da

    Das sind tolle Neuigkeiten, Andrew 👏👏

    Ich bin sehr gespannt auf das Feedback der Community 🙂

    Schöne Grüße, Jörg

    Als Experten-Partner von Meister führe ich in meiner Agentur u. a. Workshops für die Integration der Meister Software durch. Hier in der Community freue ich mich auf den Austausch mit Euch und helfe bei Fragen zu MeisterTask, MeisterNote und MindMeister gerne weiter.

    Weitere Informationen findest Du auf agenturkoper.de und LinkedIn.

  • Katja Ferreira Torres
    Katja Ferreira Torres MT Tester, DE Business Posts: 22 Active Contributor
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    Guten Abend,

    ich hatte nun bereits ein paar Tage Gelegenheit die Unteraufgaben live zu testen. Ich habe viele Dinge umorganisiert und somit sind meine Spalten mit monatlichen und jährlichen Aufgaben übersichtlicher gestaltet.

    Beim Handling ist mir aufgefallen was für mich nicht so passt. Da ich u. a. mein Veranstaltungsmanagement mit Meister Task organisiere und ich mit vorgefertigten Checklisten arbeite, ist eine Aufgabe (Veranstaltung) mit vielen Information gefüttert und sehr lang. Leider damit auch oft erstmal sehr unübersichtlich, man muss schon viel scrollen. Nun kommen die Unteraufgaben - eine tolle Sache - und machen die Aufgabe noch voller, länger und damit leider auch unübersichtlicher. Ich hätte mir gewünscht, dass die Checklisteneinträge bei Wunsch zu einer Unteraufgaben gemacht werden können. Z.B. einen Checklisteneintrag mit einer Fälligkeit belegen, einem Mitglied zuweisen und mit Tags belegen. Das wäre meiner Meinung nach in der Optik übersichtlicher und würde dem Anspruch einer Unteraufgabe genügen. Zwei Fliegen mit einer Klappe: Checklisteneintrag wird Unteraufgabe mit Fälligkeit, Zuweisung, Tag usw.

    Ich habe heute innerhalb unseres Unternehmens einen kleinen Kollegenkreis im Meister Task geschult und das Tool präsentiert. Dabei ist mir mein oben beschriebenes Problem nochmal aufgefallen. Für ein ungeschultes Auge sehr verwirrend.

    Wenn die nun eingeführten Unteraufgaben in dieser Form bleiben sollen, so wäre es für mich wünschenswert ich könnte sie mir nur bei Bedarf aktivieren, damit die Hauptaufgabe übersichtlich bleibt.

    Freu mich über ein Feedback und zu lesen, wie die Community das sieht.

    Viele Grüße und einen schönen Abend Katja

  • Joerg Koper
    Joerg Koper DACH Partner, MT Tester, DE Business, EN Advocate Posts: 1,386 Community Leader
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7521#Comment_7521

    Moin Katja,

    deine Anregungen finde ich sehr gut und plausibel 👍️

    Schöne Grüße, Jörg

    Als Experten-Partner von Meister führe ich in meiner Agentur u. a. Workshops für die Integration der Meister Software durch. Hier in der Community freue ich mich auf den Austausch mit Euch und helfe bei Fragen zu MeisterTask, MeisterNote und MindMeister gerne weiter.

    Weitere Informationen findest Du auf agenturkoper.de und LinkedIn.

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 603 Community Leader
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7521#Comment_7521

    Hallo Katja,

    die Idee mit den Checklisten die in eine Unteraufgabe umgewandelt werden können finde ich gut. Denke würde auf jeden Fall Sinn machen.

    Ich habe auch viele wiederkehrende Aufgaben die mit Checklisten gefüllt sind. Was mir beim testen der Unteraufgaben aufgefallen ist, ist dass ich die Aufgabe mit den Checklisten und Infos neu "gestalten/füllen" kann. Heisst, dass ich einige Checklisten neu im Voraus schon als Unteraufgaben erstellt habe. Auch grössere Beschriebe habe ich direkt als Unteraufgabe mit dem Titel "Projekt Info" o.ä. erstellt. So habe ich eine bessere Übersicht bekommen, eine Art Inhaltsverzeichnis.

    Beste Grüsse, Rooster

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 603 Community Leader
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    Hi @Marlene Lechner

    Finde, wie du ja schon weisst 😉, diese Office Hours super! Habe mich daher bereits für einige Themen registriert. 😊

    Bin schon gespannt, was ihr für tolle Inputs zu den Unteraufgaben habt.

    Beste Grüsse,
    Rooster

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Katja Ferreira Torres
    Katja Ferreira Torres MT Tester, DE Business Posts: 22 Active Contributor
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7563#Comment_7563

    Es ist wie immer eine Frage des Bedarfs. Als Beispiel nehme ich wieder meine Veranstaltungen. Diese arbeite ich anhand von Checklisten ab. Ein Eintrag ist z. B. „Bewirtung abstimmen“. Dieses ist ja im engsten Sinne eine kleine Unteraufgabe die ich mir für einen bestimmten Zeitpunkt auf Wiedervorlage lege. Könnte ich nur dieses mit einer Fälligkeit belegen und im optimalen Fall noch jemandem zuweisen, reicht es schon. Nicht alle Unteraufgaben bedürfen das Merkmal einer kompletten neuen Aufgabe (Notizen, Checkliste, wieder Unteraufgabe, Fälligkeit etc.). Eine Mischung wäre optimal. Sowohl Checklisten die ich mit einer Fälligkeit belegen kann und evtl. einem Teammitglied zuweisen, als auch eine Unteraufgabe mit allen Merkmalen einer Aufgabe. So bin ich im Zugzwang: Wenn ich nur an einen Step zu einer bestimmten Zeit erinnert werden möchte, dann muss ich eine Unteraufgabe erstellen. Somit sind für mich aber die Checklisten hinfällig und haben keine Notwendigkeit mehr. Ich finde es so wie es nun ist etwas „to much“ und es wird schnell unübersichtlich.

    Manchmal ist weniger eben doch mehr :)

    Schönen Abend. Liebe Grüße Katja

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 603 Community Leader
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7576#Comment_7576

    Da hast du natürlich Recht! Es ist immer abhängig von den Bedürfnissen und auch dem eigenen Workflow, wie eine Aufgabe aufgebaut und "gefüttert". Verstehe auch dein Anliegen.

    Die Zuweisung einer Checkliste kannst du ja bereits machen. Einfach ein "@" einsetzen am Anfang der Beschreibung der Checkliste.

    image.png

    In deinem Fall würde ich die Fälligkeit dann anhand der offenen Checkliste setzen. Aber auch hier, kann nur von meinem Workflow sprechen. Ich setzte die Fälligkeiten immer nach dem Stand der Checklisten. Denn diese muss ich grundsätzlich in einer gewissen Priorität abarbeiten. Die Unteraufgaben werden von mir wiederum auf den Stand der Unteraufgabe terminiert. So werde ich immer für jeden fälligen Schritt erinnert.

    Beste Grüsse,
    Rooster

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Cornelia Patscheider
    Cornelia Patscheider Admin, Moderator, MeisterLobster, EN Business, DE Advocate Posts: 654 Community Admin
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    Hallo liebe Community! 👋

    Unser neuestes Video-Tutorial zum Thema "Unteraufgaben in MeisterTask verwenden" ist jetzt online!

    Es bietet nützliche Infos zu:

    • Was genau Subtasks sind.
    • Wann sie besonders nützlich sind.
    • Wie man sie effektiv einsetzt.

    👇 Link zum YouTube-Tutorial:

    https://youtu.be/NqNZ1k1A2GU?si=wQm-MsZcxQW1-svt


    Habt ihr Fragen? Kommentiert unter dem Video! 💌


  • Cornelia Patscheider
    Cornelia Patscheider Admin, Moderator, MeisterLobster, EN Business, DE Advocate Posts: 654 Community Admin
    edited October 2023
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    Hallo @Katja Ferreira Torres,

    würdest du in Erwägung ziehen, eine deiner Vorlagen mit uns zu teilen? Zum Beispiel per Screenshots?

    Ich bin mir sicher, dass viele neugierig wären, wie du deine Aufgaben so effektiv planst und gerne von Expertinnen wie dir lernen würden :) Veranstaltungen können organisatorisch ja ganz schön aufwendig sein.

    Viele Grüße, eine neugierige Cornelia

  • Adam Buckley
    Adam Buckley Admin, MeisterLobster, EN Business Posts: 40 Community Admin
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    @Katja Ferreira Torres in zukunft wird es möglich sein Checklisten in Subtasks zu konvertieren. Aber wir überlegen auch neue Wege in dem wir dass noch klarer, übersichtlicher und einfacher machen können. Wie Cornelia oben erwähnt, wäre es cool wenn du ein paar Vorlagen oder Screenshots mit uns teilen würdest. Danke für den Feedback!

  • Katja Ferreira Torres
    Katja Ferreira Torres MT Tester, DE Business Posts: 22 Active Contributor
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7591#Comment_7591

    Hallo @Cornelia Patscheider und @Adam Buckley ,

    ich will es gerne versuchen. Vielleicht lerne ich ja noch dazu 😉. Für meine "normalen" Veranstaltungen verwende ich immer nur eine Kachel. Das Projekt habe ich Monate aufgeteilt, da ich in der Regel mehrere kleine und mittlere Veranstaltungen im Monat auszurichten habe. So habe ich einen guten Überblick über das Jahr.

    Jahr.JPG

    Zur Erklärung: ich arbeite im Öffentlichen Dienst bei einem kommunalen Träger und ich habe sehr häufig Veranstaltungen aus der Trägerverwaltung und/oder aus der Politik auszurichten.

    Vordefiniert habe ich benutzerdefinierte Felder angelegt, die ich mit den Grundinformationen fülle, wenn eine Anfrage hereinkommt. Die Checklisten sind aufgeteilt nach Gewerken: Küche, Veranstaltungsservice, Logistik, Technik, Presse usw. Jedes Gewerk wird von bestimmten Personen ausgeführt. Zur Zeit ziehe ich mir aus der Veranstaltung mit den Checklisten eine pdf und sende diese an die Gewerke um mit diesen in einem gemeinsamen Termin die Organisation abzustimmen. Leider sind noch nicht alle Kolleg:innen an Meister Task angeschlossen.

    Mein Wunsch einen einzelnen Checklisteneintrag mit einer Fälligkeit und einem Tag versehen zu können, rührt daher, das ich dann die Fälligkeit dieses Checks direkt im Kalender (habe die Apple Integration aktiviert) an dem jeweiligen Tag sehen kann. Jetzt kann ich nur die Fälligkeit für die gesamte Aufgabe vergeben und um direkt im Kalender zu sehen, was ich tun muss, schreibe ich mir in den Titel den nächsten Schritt. Das erspart mir das lange nachsehen, was muss ich tun.

    Die jetzt neue Unteraufgaben sind für meinen Bedarf zu umfangreich und kommen auch irgendwann ganz unten nach meinen Checklisten. Wenn ich Checklisteneinträge in Unteraufgaben umwandeln muss, machen die Checklisten keinen Sinn mehr und sind über. Zu viel Information in einer Aufgabe und damit sehr schnell unübersichtlich.

    Blanco neu.JPG
    Blanco neu Checkliste.JPG
    Checklisten.JPG

    Nicht jeder Checklisteneintrag bedarf einer Fälligkeit, aber einige schon. Kompliziert? Ich hoffe nicht. 🙂

    Wenn ich bei meinem Beispiel noch weiter nach unten scrollen würde, kämen da erst die Unteraufgaben.

    Wenn ich schon mal dabei bin, dann fände ich es super, ich könnte die Spalte für die Beschreibung dynamisch verschieben, z. B. unter meine vordefinierten Felder. So hätte ich die Grundinformationen oben und könnte die Spalte für die Notizen mit dem Werdegang und weiteren Absprachen füllen.

    Ich hoffe es war soweit verständlich und wünsche ein schönes Wochenende.

    VG Katja

  • Katja Ferreira Torres
    Katja Ferreira Torres MT Tester, DE Business Posts: 22 Active Contributor
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    Die Unteraufgaben in der nun vorliegenden Form nutze ich nur für Aufgabenblöcke, die sonst in einzelnen Kacheln angelegt werden müssten. So z. B. wöchentlich, monatlich oder Jährlich stattfindende Meetings oder Aufgaben, die festgelegte Tätigkeiten von mir erfordern (Tagesordnung, Protokoll), aber nicht mit einer Wiederholung angelegt werden können.

    Beispiel:

    Unteraufgaben.JPG

    Dies könnte ich besser über eine Checkliste lösen, da ich lediglich die Fälligkeit der einzelnen Sitzungen für mich anlegen muss. Die Informationen die hinter der Unteraufgabe stehen ist zu viel und für mich nicht notwendig. Aber so bekomme ich jede einzelne Aufgabe als Fälligkeit in meinen Kalender oder in als Bericht in meinen Aufgaben "Heute".

  • Katja Ferreira Torres
    Katja Ferreira Torres MT Tester, DE Business Posts: 22 Active Contributor
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7579#Comment_7579

    Da hast du Recht, mit dem @ kann ich benennen. Der Benannte bekommt eine Benachrichtigung, aber die Aufgabe wird ihm nicht zugewiesen, so dass sie auf seinem Dashboard erscheint, richtig? Wenn er die Benachrichtigung wegklickt, ist Aufgabe nicht mehr sichtbar. Oder sehe ich das falsch?

  • Rooster McNugget
    Rooster McNugget MT Tester, DE Business Posts: 603 Community Leader
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    https://community.meister.co/discussion/comment/7601#Comment_7601

    Das ist richtig, sofern ich weiss… 😉 Ich löse es so, dass ich, sobald eine weitere Person eine Aufgabe/Checkliste zugewiesen bekommt, die Aufgabe entweder direkt der Person zuweise und mich als Beobachter setzte, oder was häufiger ist, dass ich die Person welche eine Checkliste abarbeiten muss als Beobachter hinzufüge. So hat er vollen Zugriff auf die Aufgabe oder das gesamte Projekt. Je nach dem was die Person sehen darf.

    The impossible does not exist! The solution has just not been found yet!

  • Tilman Möller
    Tilman Möller DACH Partner, MT Tester, DE Business Posts: 22 Star Contributor
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    Danke @Andrew Lapidus für die Info - sehr cool. Bei einigen meiner Kunden ist über die Zeit etwas "Board-Wildwuchs" entstanden: Zu kleinteilig / Übersicht geht verloren / etc

    Da sind Subtasks sicher hilfreich, um aufzuräumen / zu konsolidieren.

    Frage: Wird es das auch auf Sicht nur für Pro Kunden geben? Die Frage kam gleich auf, weil die wenigsten meiner KMU Kunden die anderen Pro-Features brauchen.

  • Cornelia Patscheider
    Cornelia Patscheider Admin, Moderator, MeisterLobster, EN Business, DE Advocate Posts: 654 Community Admin
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    wow, vielen Dank für die coole Einsicht @Katja Ferreira Torres!! (Das nenn' ich mal einen eine tolle Vorlage. Interessant zu sehen, wie übersichtlich das alles ist, aber dennoch voll gepackt mit vielen Infos und Deadlines.)

    Bezüglich @Tilman Möllers Frage: Die Unteraufgaben wird es, soweit wir im Moment wissen, auf absehbare Zeit nur im Business Abo geben und nicht im Basic- oder Pro-Abo. (Hier gibt's eine gute Übersicht, welche Features in den diesbezüglichen Abos vorhanden sind.)

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