🏡 MeisterTask für die Immobilienbranche: Samuel Schlaepfer [Use Case Q&A]

Hallo und willkommen zur März-Ausgabe unserer Use Case Q&A-Serie!

In dieser Serie zeigen wir dir Beispiele aus der Praxis, wie Menschen Meister-Produkte in verschiedenen Branchen einsetzen – du findest Inspiration, Tipps und kreative neue Wege, unsere Tools zu nutzen.

Heute sprechen wir mit Samuel Schlaepfer (@Rooster McNugget) darüber, wie MeisterTask in der Immobilienbranche eingesetzt werden kann, um Organisation und Effizienz in der Hausverwaltung zu verbessern.

Willst du herausfinden, wie MeisterTask in der Immobilienbranche eingesetzt werden kann? Erfahre mehr darüber in diesem Artikel. 

Hast du einen eigenen Anwendungsfall, den du gerne mit uns teilen würdest? Melde dich bei @Andrew Lapidus oder @Miša!

MeisterTask für die Immobilienbranche: Samuel Schlaepfer [Use Case]

💡Samuel benutzt die Dark Reader-Erweiterung, um MeisterTask im dunklen Modus zu betrachten. Hier erfährst du mehr.💡

Hallo Samuel, danke, dass du heute bei uns bist! Könntest du uns bitte ein wenig über dich erzählen?

Aber natürlich! Ich bin Immobilienverwalter und arbeite seit 16 Jahren in dem kleinen Unternehmen meiner Familie.

Nach der Schule habe ich eine Lehre als Versicherungskaufmann abgeschlossen und bin dann für 14 Monate zur Schweizer Armee gegangen. Ich stieg bis zum Unteroffizier auf und lernte viel über Führung – eine Fähigkeit, die heute eine zentrale Rolle in meinem Beruf spielt. Als ich die Armee verließ, stieg ich in das Familienunternehmen der Immobilienbranche ein. Ich schloss eine Weiterbildung zum Immobilienkaufmann ab und belegte später einen Kurs in Immobilienverwaltung, den ich mit einem eidgenössischen Zertifikat abschloss.

Heute bin ich für die Managementbereiche (Verträge, Bau, Reparaturen, Vermietungen, Marketing usw.) aller unserer Immobilien und drei Mitarbeiter verantwortlich.

Ich kann mir vorstellen, dass du als Leiter der Abteilung Vertragswesen, Vermietung und Immobilienmanagement mit vielen organisatorischen Herausforderungen konfrontiert bist. Könntest du einige davon mit uns teilen?

Mein tägliches Ziel ist es, so effizient wie möglich zu arbeiten; ich möchte mit wenig Aufwand maximale Ergebnisse erzielen. Dieses Ziel bringt viele Herausforderungen mit sich, denn es ist schwierig, bei all den verschiedenen Aufgaben und Terminen, die zu meinem Verantwortungsbereich gehören, die Effizienz zu verfolgen und aufrechtzuerhalten.

Im Vertragsmanagement ist es besonders wichtig, dass alle Fristen eingehalten werden, was den organisatorischen Druck noch erhöht. Auch beim Bau/Umbau ist es wichtig, dass jeder Schritt gut geplant und ständig überwacht wird und dass die Zeitpläne eingehalten werden.

Dazu kommen noch die Post, Meetings, Termine und das Management meines Teams. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich meine Herausforderungen auf Planung, Planung und Planung konzentrieren, damit ich den Überblick behalte.

Bevor du auf MeisterTask gestoßen bist, auf welche Lösungen hast du dich verlassen, um die Herausforderung der perfekten Planung zu lösen?

Bevor ich MeisterTask gefunden habe, habe ich ähnliche Produktivitätsprogramme wie Trello, Evernote, Todoist usw. ausprobiert, wobei ich hauptsächlich mit Evernote und Todoist gearbeitet habe. Außerdem habe ich Notizen mit der Hand geschrieben (was ich auch heute noch tue, vor allem bei Meetings). Ich finde, dass ich mir Dinge besser merken kann, wenn ich sie von Hand schreibe, deshalb benutze ich GoodNotes auf meinem iPad.

Wann und wie hast du MeisterTask gefunden?

Da ich Effizienz liebe, suche ich im Internet gerne nach Möglichkeiten, meine Arbeit besser und produktiver zu gestalten. Vor etwa 2 Jahren stieß ich auf Lars Bobach, der im deutschsprachigen Raum sehr bekannt für seinen „Fokus im Leben“ und seine „Work-Life-Balance“ ist. Zu dieser Zeit machte er ein YouTube-Video über Apps, mit denen er gerne arbeitet; dazu gehörten Evernote, Todoist und MeisterTask. Er war so begeistert von MeisterTask, dass ich beschloss, es herunterzuladen und auszuprobieren. Seitdem bin ich selbst ein begeisterter Benutzer der Meister Suite geworden 😃!

Was hat dir an MeisterTask bei deiner Suche nach einem Aufgaben-/Projektmanagement-Tool am meisten zugesagt?

Als ich MeisterTask ausprobierte, gefiel mir das aufgeräumte Layout und die einfache und intuitive Bedienung der Software – ich fand mich sehr schnell zurecht. Außerdem gefiel mir, dass ich Projekte nicht nur für mich, sondern auch für mein Team erstellen und verwalten kann. Auch die Tatsache, dass MeisterTask als App auf dem iPhone/iPad verfügbar ist, hat mir die Entscheidung erleichtert: Die App ist übersichtlicher als andere ähnliche Apps und genauso einfach zu bedienen wie die Webversion (zum Beispiel ist das Layout der App, die Größe der Buttons usw., anderen Projektmanagement-Apps überlegen).

Du hast in der Community erwähnt, dass du MindMeister für die Jahresplanung in deinem Unternehmen nutzt. Ist Mindmapping eine beliebte Lösung in der Welt der Immobilien?

Ich bin mir nicht sicher, ob Mindmapping in der Immobilienbranche beliebt ist, aber ich wüsste nicht, warum es das nicht sein sollte! Ich habe vor 6 Monaten zum ersten Mal eine Mindmap für die Arbeit erstellt, nachdem die Community das Potenzial von MindMeister aufgezeigt hatte. Damals habe ich zum ersten Mal einen Mindmap-Leitfaden für die Umgestaltung von Immobilien erstellt. Ich habe alle wichtigen Punkte für den Umbau aufgeschrieben, damit ich die Mindmap als mentale Hilfe für alle zukünftigen Bauprojekte nutzen kann.

Mein Jahresplaner ist die zweite Mindmap, die ich für die Arbeit erstellt habe. Sie dient als Leitfaden für die Projekte, die ich im Jahr 2023 geplant habe.

Ich würde gerne mehr darüber erfahren, wie du MeisterTask für den Umgang mit Kundenanliegen nutzt. Könntest du das erläutern?

Wie ich schon sagte, versuche ich, so effizient wie möglich zu arbeiten - was auch bedeutet, die Dinge einfach zu halten! Deshalb bewahre ich Aufgaben zu Kundenanliegen in meinen eigenen Projekten auf: Alle Informationen, Dateien usw. werden darin gespeichert, bis die Aufgabe abgeschlossen ist, dann archiviere ich sie.

In meiner linken Seitenleiste habe ich 3 aktive Projekte für Kundenanliegen:

1. Eine To-do-Liste für kleinere und allgemeinere Anliegen.
2. Ein Projekt für Mietanfragen. In diesem Projekt habe ich für jedes unbewohnte Mietobjekt eine Spalte, in der ich alle zugehörigen Kundenanfragen bearbeite. Jede Kundenanfrage ist eine eigene Aufgabe.
3. Ein Projekt für kleine Reparaturen. Hier erstelle ich eine Aufgabe pro notwendiger Reparatur. Das funktioniert aber nur, wenn es sich um eine kleine und einfache Reparatur mit maximal 2-3 Auftragnehmern handelt. Wenn es sich um eine größere Reparatur/Renovierung/Neubau handelt, erstelle ich ein separates Projekt, damit ich einen besseren Überblick habe.

Welche Funktion/Automatisierung ist bei der Planung neuer Bauprojekte in MeisterTask am nützlichsten?

Ich habe mehrere Favoriten:

• Ich liebe die „Fälligkeits“-Automatisierung: Damit muss ich mir nicht alle Termine merken, weil ich automatisch daran erinnert werde 😉.

• Das Anheften von Aufgaben hilft mir, den Überblick über verschiedene Fristen und wichtige Punkte zu behalten, die noch geklärt werden müssen.

• Die Automationen „Wiederkehrende Aufgabe“ und „Status aktualisieren“ machen meinen Arbeitsablauf reibungsloser. (Übrigens, ich hätte gern eine Automatisierung für das Entfernen von Pins!)

Die Beobachterfunktion: Ich verwende sie oft, wenn einzelne Teammitglieder über bestimmte Arbeitsschritte informiert werden müssen, aber den Rest des Boards nicht sehen wollen.

Du hast erwähnt, dass du seit kurzem MeisterNote benutzt. Kannst du uns ein Beispiel dafür geben, wie du MeisterNote bei der Arbeit einsetzt?

MeisterNote ist mein digitales Notizbuch: Ich mache mir Notizen bei Telefonaten, bereite mich auf Meetings vor, schreibe wichtige Informationen auf und speichere Links zu interessanten Online-Artikeln. Im Moment benutze ich MeisterNote nur für mich selbst (und für dieses Interview! 😉 )

Leider kann ich MeisterNote nur auf dem PC verwenden. Ich würde es gerne auf dem iPad verwenden – es wäre noch cooler, wenn ich dann mit dem Apple Pencil Notizen machen könnte! 😄

Und wie soll dein Team die Meister Suite in Zukunft nutzen?

Ich glaube, wir werden die Meister Suite erst einmal genau so nutzen, wie wir es jetzt tun: Flexibel, ob in der App oder in der Webversion, im Büro, unterwegs, auf einer Baustelle, in einer Besprechung oder zu Hause!

Wir sind sehr zufrieden mit Meister und freuen uns über die tolle Gemeinschaft, die hier mit so vielen guten Tipps und Tricks entstanden ist.

Vielen Dank, Samuel, es war wunderbar zu hören, wie die Werkzeuge von Meister in der Immobilienbranche eingesetzt werden können. Können sich die Benutzer:innen bei Fragen an dich wenden?

Natürlich!