🚀 MeisterTask-Update: Subtasks sind da!

Guten Abend,

ich hatte nun bereits ein paar Tage Gelegenheit die Unteraufgaben live zu testen. Ich habe viele Dinge umorganisiert und somit sind meine Spalten mit monatlichen und jährlichen Aufgaben übersichtlicher gestaltet.

Beim Handling ist mir aufgefallen was für mich nicht so passt. Da ich u. a. mein Veranstaltungsmanagement mit Meister Task organisiere und ich mit vorgefertigten Checklisten arbeite, ist eine Aufgabe (Veranstaltung) mit vielen Information gefüttert und sehr lang. Leider damit auch oft erstmal sehr unübersichtlich, man muss schon viel scrollen. Nun kommen die Unteraufgaben - eine tolle Sache - und machen die Aufgabe noch voller, länger und damit leider auch unübersichtlicher. Ich hätte mir gewünscht, dass die Checklisteneinträge bei Wunsch zu einer Unteraufgaben gemacht werden können. Z.B. einen Checklisteneintrag mit einer Fälligkeit belegen, einem Mitglied zuweisen und mit Tags belegen. Das wäre meiner Meinung nach in der Optik übersichtlicher und würde dem Anspruch einer Unteraufgabe genügen. Zwei Fliegen mit einer Klappe: Checklisteneintrag wird Unteraufgabe mit Fälligkeit, Zuweisung, Tag usw.

Ich habe heute innerhalb unseres Unternehmens einen kleinen Kollegenkreis im Meister Task geschult und das Tool präsentiert. Dabei ist mir mein oben beschriebenes Problem nochmal aufgefallen. Für ein ungeschultes Auge sehr verwirrend.

Wenn die nun eingeführten Unteraufgaben in dieser Form bleiben sollen, so wäre es für mich wünschenswert ich könnte sie mir nur bei Bedarf aktivieren, damit die Hauptaufgabe übersichtlich bleibt.

Freu mich über ein Feedback und zu lesen, wie die Community das sieht.

Viele Grüße und einen schönen Abend Katja

Hallo Katja,

die Idee mit den Checklisten die in eine Unteraufgabe umgewandelt werden können finde ich gut. Denke würde auf jeden Fall Sinn machen.

Ich habe auch viele wiederkehrende Aufgaben die mit Checklisten gefüllt sind. Was mir beim testen der Unteraufgaben aufgefallen ist, ist dass ich die Aufgabe mit den Checklisten und Infos neu "gestalten/füllen" kann. Heisst, dass ich einige Checklisten neu im Voraus schon als Unteraufgaben erstellt habe. Auch grössere Beschriebe habe ich direkt als Unteraufgabe mit dem Titel "Projekt Info" o.ä. erstellt. So habe ich eine bessere Übersicht bekommen, eine Art Inhaltsverzeichnis.

Beste Grüsse, Rooster

Hi @Marlene Lechner

Finde, wie du ja schon weisst 😉, diese Office Hours super! Habe mich daher bereits für einige Themen registriert. 😊

Bin schon gespannt, was ihr für tolle Inputs zu den Unteraufgaben habt.

Beste Grüsse,
Rooster

Da hast du natürlich Recht! Es ist immer abhängig von den Bedürfnissen und auch dem eigenen Workflow, wie eine Aufgabe aufgebaut und "gefüttert". Verstehe auch dein Anliegen.

Die Zuweisung einer Checkliste kannst du ja bereits machen. Einfach ein "@" einsetzen am Anfang der Beschreibung der Checkliste.

In deinem Fall würde ich die Fälligkeit dann anhand der offenen Checkliste setzen. Aber auch hier, kann nur von meinem Workflow sprechen. Ich setzte die Fälligkeiten immer nach dem Stand der Checklisten. Denn diese muss ich grundsätzlich in einer gewissen Priorität abarbeiten. Die Unteraufgaben werden von mir wiederum auf den Stand der Unteraufgabe terminiert. So werde ich immer für jeden fälligen Schritt erinnert.

Beste Grüsse,
Rooster

Hallo @Cornelia Patscheider und @Adam Buckley ,

ich will es gerne versuchen. Vielleicht lerne ich ja noch dazu 😉. Für meine "normalen" Veranstaltungen verwende ich immer nur eine Kachel. Das Projekt habe ich Monate aufgeteilt, da ich in der Regel mehrere kleine und mittlere Veranstaltungen im Monat auszurichten habe. So habe ich einen guten Überblick über das Jahr.

Zur Erklärung: ich arbeite im Öffentlichen Dienst bei einem kommunalen Träger und ich habe sehr häufig Veranstaltungen aus der Trägerverwaltung und/oder aus der Politik auszurichten.

Vordefiniert habe ich benutzerdefinierte Felder angelegt, die ich mit den Grundinformationen fülle, wenn eine Anfrage hereinkommt. Die Checklisten sind aufgeteilt nach Gewerken: Küche, Veranstaltungsservice, Logistik, Technik, Presse usw. Jedes Gewerk wird von bestimmten Personen ausgeführt. Zur Zeit ziehe ich mir aus der Veranstaltung mit den Checklisten eine pdf und sende diese an die Gewerke um mit diesen in einem gemeinsamen Termin die Organisation abzustimmen. Leider sind noch nicht alle Kolleg:innen an Meister Task angeschlossen.

Mein Wunsch einen einzelnen Checklisteneintrag mit einer Fälligkeit und einem Tag versehen zu können, rührt daher, das ich dann die Fälligkeit dieses Checks direkt im Kalender (habe die Apple Integration aktiviert) an dem jeweiligen Tag sehen kann. Jetzt kann ich nur die Fälligkeit für die gesamte Aufgabe vergeben und um direkt im Kalender zu sehen, was ich tun muss, schreibe ich mir in den Titel den nächsten Schritt. Das erspart mir das lange nachsehen, was muss ich tun.

Die jetzt neue Unteraufgaben sind für meinen Bedarf zu umfangreich und kommen auch irgendwann ganz unten nach meinen Checklisten. Wenn ich Checklisteneinträge in Unteraufgaben umwandeln muss, machen die Checklisten keinen Sinn mehr und sind über. Zu viel Information in einer Aufgabe und damit sehr schnell unübersichtlich.

Nicht jeder Checklisteneintrag bedarf einer Fälligkeit, aber einige schon. Kompliziert? Ich hoffe nicht. 🙂

Wenn ich bei meinem Beispiel noch weiter nach unten scrollen würde, kämen da erst die Unteraufgaben.

Wenn ich schon mal dabei bin, dann fände ich es super, ich könnte die Spalte für die Beschreibung dynamisch verschieben, z. B. unter meine vordefinierten Felder. So hätte ich die Grundinformationen oben und könnte die Spalte für die Notizen mit dem Werdegang und weiteren Absprachen füllen.

Ich hoffe es war soweit verständlich und wünsche ein schönes Wochenende.

VG Katja

Da hast du Recht, mit dem @ kann ich benennen. Der Benannte bekommt eine Benachrichtigung, aber die Aufgabe wird ihm nicht zugewiesen, so dass sie auf seinem Dashboard erscheint, richtig? Wenn er die Benachrichtigung wegklickt, ist Aufgabe nicht mehr sichtbar. Oder sehe ich das falsch?

Danke @Andrew Lapidus für die Info - sehr cool. Bei einigen meiner Kunden ist über die Zeit etwas "Board-Wildwuchs" entstanden: Zu kleinteilig / Übersicht geht verloren / etc

Da sind Subtasks sicher hilfreich, um aufzuräumen / zu konsolidieren.

Frage: Wird es das auch auf Sicht nur für Pro Kunden geben? Die Frage kam gleich auf, weil die wenigsten meiner KMU Kunden die anderen Pro-Features brauchen.